TÓM TẮT CÔNG VIỆC
- Thư ký công trường chịu sự quản lý và điều hành của Chỉ huy trưởng công trình, triển khai thực hiện những công việc sau: Quản lý, kiểm tra, theo dõi sổ sách công trình. Chuẩn bị các cuộc họp định kỳ ở công trường. Luân chuyển hồ sơ, công văn giấy tờ giữa công trường và văn phòng. Chấm công và báo cáo lao động hàng ngày.
NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Nhiệm vụ:
- Chuẩn bị các cuộc họp định kỳ ở công trường, ghi biên bản và gởi cho các bên liên quan. Trước khi cuộc họp diễn ra thư ký CT có trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham gia cuộc họp. Trường hợp các cuộc họp thường kỳ của BCH công trường thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian họp và thông báo lại cho các thành viên khác được biết.
- Quản lý các loại hợp đồng của thầu phụ, tổ đội khoán. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.
- Lưu chuyển hồ sơ, công văn giấy tờ giữa công trường và văn phòng, các bên liên quan trong công trường. Tất cả các loại giấy tờ khi giao nhận đều phải ký vào biên bản ( hoặc sổ) bàn giao để tránh thất lạc.
- Hổ trợ BCH làm báo cáo tuần, báo cáo tháng. Hàng ngày ghi nhật ký công trường trình CHT ký, và trình TVGS ký duyệt. Báo cáo ngày phải gởi về cho ban TGĐ, báo cáo ngày gồm: những công việc đã làm, những công việc sẽ làm, số lượng nhân công – đặc biệt là những vật tư đã nhập về công trường, vật tư cần gấp cho thi công.
- Lập định mức sử dụng VPP & chi phí dịch vụ in ấn, photo, internet, nước uống cho VP công trường và các dịch vụ khác để đệ trình phê duyệt áp dụng. Thường xuyên nhắc nhở, kiểm soát và báo cáo hàng tháng chi VPP và các dịch vụ khác cho SM và PM. Đề xuất biện pháp cắt giảm và tiết kiệm chi phí trong hoạt động của bộ máy.
- Chấm công và báo cáo lao động hàng ngày. Quản lý, kiểm tra, theo dõi sổ sách , tiền quỹ công trình
- Quản lý công việc vệ sinh, sắp xếp văn phòng làm việc, đảm bảo luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Chỉ huy trưởng hoặc PM;
Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Chỉ huy trưởng và PM về các vấn đề quan tới việc kiểm soát các chi phí hoạt động của bộ máy ban QLDA tại công trình;
- Chịu trách nhiệm trong việc quản lý, luân chuyển, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn, chỉ thị,… liên quan đến toàn bộ hoạt động của văn phòng ban QLDA tại công trình.
- Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ các tài liệu, chứng từ, hợp đồng, hồ sơ thanh toán của ban QLDA đối với CĐT, Nhà thầu phụ/ ĐTC, Nhà cung cấp.
- Chịu trách nhiệm chấm công và trình bảng chấm công hàng tháng của Ban QLDA tại công trình.
Quyền hạn:
- Đề xuất điều mức lương & phụ cấp trên cơ sở nhu cầu công việc, năng lực và kết quả công việc cá nhân. Đề xuất khen thưởng cho mình và đồng nghiệp nếu nhận thấy có thành tích xuất sắc.
- Đề xuất trang bị phương làm việc với cấp trên và công ty. Đề nghị với cấp trên để được cung cấp các thông tin và biện pháp hỗ trợ nếu có.
- Đề xuất phương án lưu trữ và quản lý HS & TL hiệu quả, đề xuất biện pháp kiểm soát chi phí VP và VPP hiệu quả.
- Đề xuất phương án quản lý nhân công lao động, cách kiểm soát ngày công, cách tính và chấm công, khoán lương ...để quản lý ngày công hiệu quả.
- Chủ động liên hệ, giao dịch với các cá nhân và bộ phận trong và ngoài công ty để giải quyết công việc hiệu quả.
